PROTOKOLL FRA EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE TIRSDAG 11. JUNI 2024 KL. 19:00 – HEER GRENDEHUS 

Ordstyrer: Kjersti Pettersen 

Referent: Wenche Skau 

Tellekorps: Tonje og Helene 

Sjekk av medlemslister: Tone Ellingsen og Kjersti Ørgersen 

Undertegne protokoll: Yvonne og Silje 

Godkjenne innkalling: JA 

Antall fremmøtte: 67 

Sak 

• Leie av hall ved Drøbak ridesenter v/ Hallkommite: Eva Tønnesen, Tone Ellingsen og Kjersti Ørgersen
• Informasjon sendt ut til alle medlemmer i forkant

Avstemning Ja eller nei til hall: Enstemmig JA, 67 av 67 

Til alle medlemmer i Drøbak hundeklubb

 Sakspapirer og vedtaksforslag ekstraordinært årsmøte 11. juni kl. 19:00

Sted: Heer grendehus, store sal. (Vi har tilgang fra 18.30)

 Vedtaksforslag 

Det ekstraordinære årsmøtet Drøbak hundeklubb sier ja til at det blir inngått kontrakt med Elle ridesenter, om leie av en av ridehallene der. 

Vedlagte rammebetingelser legges til grunn når kontrakten skrives. Kontrakten skal kvalitetssikres av advokat / person med juridisk kompetanse.   

Kortversjonen av betingelsene: Årlig leie blir 550.000 pluss strøm, investeringsbehov kunstgress og teknisk utstyr minst 650.000 eks mva (dette kan man søke støtte til, samt momsfritak). Leiekontrakten gjelder fra 1.september 2024. 

Oppsigelsestid er gjensidige 10 måneder.   

Et enstemmig styre anbefaler også dette. 

Utredning fra midlertidig hallkomite følger her 

Så fort årsmøtet har sagt sitt, og det er et ja, må styret bestille kunstgress, slik at man forhåpentligvis kan ha dette klart til 1.september. Halvparten av kunstgresset må betales forskuddsvis. 

Vi anbefaler sterkt at styret snarest mulig etter årsmøtet samles og nedsetter fire nye komiteer knyttet til hallarbeidet. Ubeskjedent nok anbefaler vi at den midlertidige komiteen med Tone Ellingsen, Kjersti Ørgersen og Eva Tønnessen, blir nedsatt som permanent hallkomite, inntil alt er på stell med hall betaling mv. I tillegg altså tre underordnede komiteer, stevnekomite, driftskomite og sponsorkomite. Det er en stor fordel om alle komiteene, med unntak av sponsorkomiteen, har medlemmer som er forankret i klubbens tre hovedgrener, rally, lp og agility. Den hurtigarbeidene komiteen som har utarbeidet denne utredning anbefaler at det sitter tre stykker i hver komite. 

Det er styret som bestemmer premissene for betaling og organisering av treninger, men styret delegerer til disse komiteene arbeidet med gjennomføringen av dette. Når det gjelder fordeling av treningstid mellom ulike grener, har man gode eksempler å ta utgangspunkt i fra Follo og Stovner. Alle grener sikres minimum to fellestreninger inne i uka. I tillegg kommer altså egentrening på dagtid og helger (når det ikke er kurs eller stevner). 

Styret må snarest bestemme 

• Skal man betale mer for flere hunder
• Skal man betale mer for deltakelse i flere grener
• Skal man gi husstandsrabatt
• Sikre mulighet for gjestetrening /dropp-inn trening
• Prinsipper for booking av egentrening

Og så må man huske på at det er fullt mulig å endre regler etterhvert, hvis man ser at det man har kommet fram til ikke fungerer. Her gjelder det å ha litt i i magen og løpende finne fram til de beste løsninger for hele klubben. 

Det har for den hurtigarbeidene hallkomiteen vært en viktig prinsipp at vi skal ta vare på dagens appellplass og hytta.  Så dette ligger til grunn

• Finansiering av leieutgifter for hallen skal skje gjennom treningsavgift, inntekter fra stevner og sponsorinntekter.
• Vi foreslår at man ikke leier ut hallen, men at hallen brukes til kurs og stevner – det tjener vi mest på, men ellers sikrer medlemmene mest mulig treningstid. Dette er selvsagt noe som kan endre seg etterhvert når man ser hvordan ting fungerer og vårt eget behov.
• Finansiering av hytta og plassen skal skje gjennom kursinntekter og medlemsavgiften.
• Vi vil ikke tvinge medlemmer til å trene inne, og det må være mulig å trene inne i vinterhalvår og ute i sommerhalvåret, men det må innføres treningsavgift også ute. Forslaget er 1000 kroner.
• Samt at klubben ikke skal brøyte treningsbanen ute vinterstid, både mtp sike nok folk til å trene inne, men ikke minst av miljøhensyn (granulatet). 

Disse komiteene må settes i arbeid snarest: 

Hallkomiteen

Holder øye med inntekter og utgifter for hallen. Gir beskjed til styret og stevnekomite hvis det bør arrangeres flere stevner. Dette vil særlig være aktuelt det første året for å få alt på stell. Rapporterer på økonomi til styret en gang i måneden. Ansvar for at alt fungerer som det skal, at hallen er ryddig, at nødvendige stevner avholdes og at treningsavgift innbetales mv. Eksempelvis finne et godt system for booking av treningstid mv. Her kan man se både til hvordan Follo og Stovner organiserer seg. Begge klubber har holdt på en stund, og sånn kan man unngå de barnesykdommer disse har vært gjennom. Må også sikre et system for registrering av deltakelse på dugnader. 

Stevnekomite

Planlegger type stevner og antall stevner i løpet av året og datofester disse, og sikrer at hele klubben jobber sammen for å få de nødvendige stevnene gjennomført. Stevnene skal sikre opp mot 50 prosent av leieutgiftene for hallene. Når sponsorene er på plass, vil man kunne redusere stevneaktiviteten noe. Stevnekomiteen rapporterer til hallkomiteen. 

Sponsorkomite

Jobbe med å få inn reklame og sponsorer i og for hallen, men også for stevnene. Rapporterer til hallkomiteen. 

Driftskomite

Må lage system for organisering av materiell i hallen. Sikre at gresset blir rengjort som det skal. Gode rutiner for sikre bruk av innesko, finne gode løsninger for å dele hallen i ulike deler for trening. Driftskomiteen må ukentlig sikre oppsyn og rengjøring av hallen med tanke på at det både er rent og ryddig. Rapporterer til hallkomiteen.

Saksgrunnlag 

Styrets hurtigarbeidene hallkomite med Kjersti Ørgersen, Tone Ellingsen og Eva Tønnessen har gjennomført innspillsmøter med klubbens aktive deltakere og kartlagt ulike forhold som er betydningsfulle med tanke på et samarbeid og en leieavtale for en av ridehallene ved Elle ridesenter. De tre har også gjennomført forhandlinger med Elle ridesenter, og man har blitt enige om et rammegrunnlag (følger vedlagt).

Hvis årsmøtet sier ja til å inngå et samarbeid på grunnlag av disse rammebetingelsene, må det utarbeides en kontrakt. Kontrakten må utformes i samarbeid med advokat eller noen med lignende kompetanse. 

Rammebetingelsene som ligger til grunn når årsmøtet skal ta sin beslutning 

 Vi ønsker å leie ridehall og hinderrom og tribuneområde
 
 Årlig leie: 550.000 + strøm 
 Innflytting 1. september
 
 Oppsigelse: 10 måneder - men noen betingelser knyttet til at vi ikke kan hives ut og andre leietakere skal inn. Bare lage gode formuleringer til beste for begge parter
 
 Betale forskuddsvis halvårlig leie, etterskudd på strøm
 
 Vi vil invester i
 Kunstgress
 Mer lys
 Trapp opp på tribune
 Event brannstige kaferom hvis dette kan brukes på stevner
 
 Ønsker tilgang toalett
 
 Vi tar endelig avgjørelse 11. juni. Ekstraordinær årsmøte

Så er det enighet om at HVIS årsmøtet sier ja trenger begge parter juridisk bistand for å formulere en skriftlig kontrakt til det beste for begge parter.

Praktiske forhold som har kommet fram i utredningsarbeidet

Økonomiske konsekvenser for klubben

Drøbak hundeklubb investerer i et kunstgress som koster 575.000 inkludert montering. Dette kunstgresset tar vi med oss ved en eventuelt oppsigelse. Det trengs også investering i rengjøringsutstyr for gresset, trapp opp til tribuneområdet, og eventuell brannstige fra kafeområdet hvis brannvesenet tillater bruk av dette ved stevner. Det er bare led-lys i tre av fem lysrader i hallen. Dette bør utbedres. Vi sjekker med egne elektrikere med tanke på kostnad mv-

Det er 10 måneders oppsigelse. Det vil være styret som er økonomisk ansvarlig for de avtaler Drøbak hundeklubb inngår. Man har en 10 måneders oppsigelsestid, så styret bør sikre seg ved at man minimum til enhver tid har en halv årsleie på bok, det vil si ca 300.000 kroner. Dermed vil aldri styrets medlemmer risikere noe økonomisk på egne vegne.

Den hurtigarbeidende komiteen har lagt til grunn at vi i løpet av et år klarer å få inn 200-250.000 kroner i stevneinntekter, 100.000 i sponsorinntekter (Follo klarer 200.000 – så det er bare 50 prosent av hva de klarer). Og at treningsavgift skal finansiere ca 50 prosent av leieutgiftene (for Follo er det 67 prosent av utgiftene som finansieres gjennom treningsavgiften, så vi legger oss altså lavere her).

Økonomiske konsekvenser for den enkelte

Det er noen forhold som må klareres av styret før endelig utgift for den enkelte blir klarlagt.

Det gjelder disse punktene

• Skal man betale mer for flere hunder
• Skal man betale mer for deltakelse i flere grener
• Skal må gi husstandsrabatt

I Stovner og Follo betaler man mer for flere hunder og mer for flere grener. Man gir ikke husstandsrabatt i noen av klubbene.

Eksempler på regnestykker

Treningsabonnementene må betales forskuddsvis. Periodene er fra 1. oktober til 1. april, med unntak av den aller første perioden som blir fra 1.september til 1.april (sju måneder). Så den første halvårlige utgiften man betaler er noe høyere (en måned ekstra) enn den blir for de neste periodene.

 Vi regner med 75 som tegner treningsabonnement inne. (Follo har 150 som har tegnet abonnement.)

 Skal du trene inne (og ute når du vil – i henhold til fordeling av utebanen på kveldstid da) hele året:

Månedlig utgift 350 kroner. Alle som trener agility må velge denne løsningen.

 Skal du trene inne om vinteren og ute om sommeren

Månedlig utgift i snitt 262,50

 Skal du bare trene ute: Årlig treningsavgift på 1000 kroner.

 For å komme opp i 300.000 kroner har vi antatt 40 stykker trener inne hele året, 35 trener inne om vinteren og ute om sommeren og 20 trener bare ute.

 Her er slik Follo har fordelt treningstiden i hallen

 Fordelingen i Stovner finner du her 

https://stovnerhundeklubb.no/aktiviteter/treningstider/

Og her som skjermdump